Так как же писать служебные записки, чтобы они приносили реальную пользу?
Приведу несколько примеров своих служебных записок, которые я писал в бытность свою директором по маркетингу одной небольшой, но очень гордой фирме.
Первый пример служебной записки
Вводная: Есть бюджет мероприятия. Мероприятие проводится на природе, свежем, так сказать, воздухе.
Время проведения — июль 2006 года.
Тип мероприятия — некий фестиваль «Громкой музыки». Наша компания, как один из партнеров фестиваля, устраивает локальное действо. Для чего на лоно природы командируется несколько отроков. Погода в том июле была не особо летняя, так как ночная температура опускалась до +4 градусов, да еще и река была рядом.
Посланные с благими намерениями отроки взяли из всех возможных средств защиты от холода единственное, на их взгляд, правильное — огненную воду. Как известно, водка — суть жидкость. Посему, ни на себя положить, ни под себя подстелить ее не удастся. Наличие же ее внутри подростковой биологической субстанции не предотвращает губительное воздействие холода, а просто скрашивает неотвратимо наступающий «холодец» со всеми вытекающими последствиями для молодого деградирующего организма.
Так как наличие водки и отсутствие теплой одежды и снаряжения (коврики, спальники) выяснилось только на второй день пребывания ушельцев на точке действия, а фестиваль проводился дня эдак четыре, было решено в срочном порядке организовать закупку и отправку снаряжения в адрес страждущих. А расстояние до них было более 200 километров.
В связи с этим, мне пришлось в срочном порядке выбивать деньги из прижимистого руководства, которое сказало ранее — денег нет и не будет! Для чего и была написана приведенная ниже служебная записка.
Генеральному директору ООО «ТРИ Буквы» Важному И. И.
От директора по маркетингу Волгина В.В.
Копия — Директору департамента обеспечения деятельности
ООО «ТРИ Буквы» Нужному Е. Е.
Служебная записка
В связи с неблагоприятными погодными условиями в районе проведения фестиваля «Громкой музыки», выразившимися в резком понижении температуры в ночное время до +4 +6 градусов, прошу Вас выделить средства для закупки ковриков теплоизоляционных туристических в количестве 5 (пяти) штук и спальных мешков в количестве 5 (пяти) штук.
Также, прошу Вас дать указание соответствующим службам организовать доставку данного снаряжения к месту проведения мероприятий сегодня (21.07.06) в течение дня.
Нахождение сотрудников компании на данном мероприятии без соответствующего снаряжения, может отрицательно повлиять на здоровье откомандированных лиц (простудные заболевания дыхательных путей, переохлаждение почек и поясничного отдела и т.д.).
Так как данные средства не были предусмотрены бюджетом, а возникли в связи с форс-мажорными обстоятельствами, прошу Вас выделить средства из резерва бюджета компании.
В дальнейшем, закупленное снаряжение будет использоваться в рамках проведения подобных мероприятий.
21.07.06
Волгин В.В.
Результат: в этот же день было закуплено и отправлено в нужном направлении все, что требовалось в записке.
Мораль: Умело подобранное слово — сильнее цифры в бюджете!
Так как же писать служебные записки, чтобы они приносили реальную пользу?
Приведу несколько примеров своих служебных записок, которые я писал в бытность свою директором по маркетингу одной небольшой, но очень гордой фирмы.
Второй пример служебной записки
Вводная — наша контора сидит на бывшем советском предприятии (какая-то база). Ее вовремя «прихватизировала» группа лиц из южных регионов бывшего СССР. Территория, заботливыми руками таджиков-универсалов, приведена в божеский вид, включая прекрасно сделанный ремонт внутренних помещений, включая изысканную отделку стен гипсолитовыми листами. На стены нанесена изумительная по красоте водоэмульсионная краска серого цвета. Наша контора — крупнейший арендатор этой территории.
Суть проблемы — арендодатель не позволяет произвольно воткнуть в стену булавку или вбить гвоздь. Аргумент следующий: «Вы съедите, а нам потом на ремонт тратится! Труд таджиков и водоэмульсионка нынче дороги!»
Задача — обустроить мое трудовое место, а именно — повестить прекрасную по красоте и точности карту города Москвы, для чего необходимо вкрутить в стену 2 (два) шурупа.
Я, имея при себе шурупы и автомобильную отвертку, попытался проделать столь сложную операцию — вкручивание шурупов в стену. Но был остановлен своевременными и решительными действиями нашего коммерческого директора, который запретил делать это…
Мне было рекомендовано напистаь служебную записку, с нижайшей просьбой повесить карту на стену. Что и было сделано.
Но так как сама по себе постановка вопроса была несколько странна, то и записка была выдержана в духе абсурдизма и изощренного цинизма.
Начальнику отдела материального и технического обеспечения ООО «ТРИ Буквы» Важному И. И.
От директора по маркетингу Волгина В.В.
Служебная записка
Прошу Вас согласовать с представителями арендодателя вопрос о возможности инсталляции на глубину не более 30 мм в две стены кабинета, шурупов в количестве 2 (две) штуки на одну стену. Итого: 4 (четыре) шурупа.
В случае положительного решения вопроса об инсталляции, прошу рассмотреть вопрос о выделении, под мою ответственность, 4 (четырех) шурупов размером 5х40мм.
По результатам проведенных работ, обязуюсь предоставить детальный отчет с фотографиями инсталлированных шурупов.
Также прошу передать администрации арендованной территории пламенный привет и наилучшие пожелания.
Данная инсталляция необходима в служебных целях, для закрепления на вышеназванных стеновых панелях визуальных картографических материалов (карта г. Москвы и карта РФ).
14.10.05
Волгин В.В.
Результат: местный инсталлятор шурупов появился через полчаса после подписания записки и карта была повешена на стену.
Мораль: Чтобы вкрутить в стену шуруп — просверли мозг руководителя в нужном месте сильным словом с победитовым наконечником!
Это моя первая служебная записка сначала работы в ООО «ТРИ буквы»…